Verwahrung

Dokumentenverwahrung – essenzieller Teil Ihrer Vorsorge

Sie wünschen sich Sicherheit für Ihre vertraulichen Dokumente und möchten zugleich sicherstellen, dass Ihre Familie Zugang dazu hat, wenn es nötig ist? Profitieren Sie von unserem spezialisierten Dokumentenverwahrungsservice und genießen Sie das Wissen, dass Ihre in den Unterlagen festgehaltenen Wünsche berücksichtigt werden.

Dokumentenverwahrung – auch für Privatpersonen ein zentrales Thema

Dokumentenverwahrung hört sich im ersten Moment nach einem Thema an, das vor allem Unternehmen betrifft. Das ist zwar richtig, aber nur ein Teil der ganzen Wahrheit. Denn auch für jede Privatperson ist es wichtig, bestimmte Dokumente sicher und auffindbar aufzubewahren – manche ein ganzes Leben lang. Insbesondere im Rahmen der Altersvorsorge ist es von Bedeutung, dass Dokumente, die Ihre Vorstellungen über ärztliche Behandlungen, finanzielle Fragen oder Ihren letzten Willen festschreiben, aufgefunden werden, denn nur so können Ihre Wünsche umgesetzt werden.

Grundlegende Dokumente der Altersvorsorge

Um für den Krankheits-, Pflege- oder Todesfall vorzusorgen, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Ihre Vorstellungen und Wünsche auch dann durchzusetzen, wenn Sie womöglich nicht mehr in der Lage sind, Entscheidungen zu treffen oder sich mitzuteilen. In einer Patientenverfügung können sie schon im Voraus festlegen, welche medizinischen Maßnahmen Sie in welche Situationen wünschen oder ablehnen. Dadurch können Sie Ärzte und Angehörige bei schwierigen Entscheidungen über Ihre medizinische Behandlung entlasten und zugleich sicherstellen, dass kein Entschluss gefasst wird, der nicht mit Ihrem Willen übereinstimmt.

Möchten Sie verhindern, dass kein gerichtlich bestellter Betreuer Ihre Angelegenheiten regelt, wenn Sie selbst nicht mehr dazu in der Lage sein sollten, empfiehlt sich die Erstellung einer Vorsorgevollmacht. Darin benennen Sie eine vertrauenswürdige Person, in Ihrem Namen Entscheidungen bezüglich Ihrer rechtlichen, finanziellen und persönlichen Angelegenheiten zu treffen.

Und wenn Sie im Todesfall Ihr Vermögen anders verteilen möchten, als von der Erbfolge des BGB vorgesehen, oder anderweitige Regelungen über Ihren Nachlass treffen möchten, bietet es sich an, ein Testament aufzusetzen.

Bei der Erstellung all dieser Dokumente stehen Ihnen die Anwälte des Institut GenerationenBeratung gerne beratend zur Seite.

Wichtige Aspekte bei der Aufbewahrung von Dokumenten

Sicherheit
ist ein zentraler Aspekt der Dokumentenverwahrung. Dies bedeutet, Ihre wichtigen Unterlagen müssen auf eine Art und Weise aufbewahrt werden, die nicht nur vor ungewolltem Abhandenkommen, sondern auch Zerstörung (etwa durch Feuer, Überflutung), Entwendung oder Manipulation schützt. Erhöhte Sicherheit ist gegenüber der Lagerung in beispielsweise einfachen Aktenordnern durch einen Dokumententresor gegeben. Allerdings kann hierdurch der zweite Grundsatz der Dokumentenverwahrung beeinträchtigt sein.
Zugänglichkeit
stellt sicher, dass Ihre Dokumente überhaupt wirken können. Liegt etwa ein Testament perfekt gesichert im Tresor, aber niemand weiß, dass es dort abgelegt ist, oder hat die Möglichkeit, heranzukommen, können Ihre Wünsche dennoch nicht bedacht werden. Es ist daher von essenzieller Bedeutung, sicherzustellen, dass nahestehende und vertrauenswürdige Personen zuallererst über die Existenz der entsprechenden Unterlagen informiert sind, und außerdem natürlich die Möglichkeit haben, darauf zuzugreifen.
Aktualität
Grundsätzlich verlieren Testament, Patientenverfügung oder Vollmacht im Laufe der Zeit nicht Ihre Gültigkeit. Möchten Sie also, dass das von Ihnen Festgeschriebene weiterhin gilt, müssen Sie erst einmal nichts dafür tun. Ändern sich aber Ihre Lebensumstände oder Präferenzen, müssen Sie daran denken, auch Ihre Unterlagen zu aktualisieren, damit diese an Ihre geänderte Situation angepasst sind und den aktuellen Stand Ihrer Vorstellungen widerspiegeln.

Sollte sich hingegen an den rechtlichen Bedingungen Ihrer Dokumente etwas ändern, hält unser anwaltlicher Aktualisierungsservice Sie darüber auf dem Laufenden. So können Sie sicher sein, dass Ihre Unterlagen auch Jahre nach Erstellung noch die ursprünglich gewünschten Rechtsfolgen nach sich ziehen.

Dokumente der Vorsorge – Aufbewahrung auf unbestimmte Zeit

Während es bei einigen Dokumenten darauf ankommt, Aufbewahrungsfristen einzuhalten, steht bei der Dokumentenverwahrung in der Altersvorsorge die Herausforderung im Vordergrund, die Dokumente bis zum richtigen Zeitpunkt aufzubewahren – und zwar so, dass sie sowohl sicher als auch zugänglich und stets aktuell sind. Oftmals werden Testamente, Patientenverfügungen und Vorsorgevollmachten aufgesetzt, wenn der Zeitpunkt, an dem sie gebraucht werden, noch überhaupt nicht bekannt ist und in potenziell ferner Zukunft liegt. Auch, wenn man sich die Situation, in der sie gebraucht werden, noch gar nicht vorstellen kann oder möchte, ist es wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, wie sichergestellt werden kann, dass im Fall der Fälle durch berechtigte Personen Zugriff erfolgen kann. Denn die Dokumente können nur dann ihre Wirkung entfalten, wenn sie im entscheidenden Moment auch aufgefunden werden.

Nutzen Sie unseren Service zur sicheren Verwahrung Ihrer wichtigen Dokumente – damit Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung zur Hand sind, wenn es darauf ankommt. Vereinbaren Sie einen Termin und lassen Sie sich beraten

Anschreiben

Aufbewahrungsorte und -optionen

Natürlich besteht prinzipiell die Möglichkeit, Ihre Dokumente zu Hause aufzubewahren. Wer Zugang zu Ihrer Wohnung hat und von der Existenz Ihrer Dokumente weiß, kann so einfach darauf zugreifen. Das ist auf der einen Seite praktisch, kann auf der anderen Seite aber auch ein Sicherheitsrisiko darstellen. Um sich vor Verlust bzw. Entwendung zu schützen, können Sie Ihre Dokumente zusätzlich digital aufbewahren. Beachten Sie jedoch, dass sich dadurch nicht nur die Vorteile, sondern auch die Risiken sowohl analoger als auch digitaler Dokumentenverwahrung summieren.

Eine weitere besonders sichere Möglichkeit zur Aufbewahrung wichtiger Dokumente, die vor Verlust, Diebstahl oder Beschädigung schützt, ist ein Bankschließfach. Allerdings sind diese in der Regel nur während der Öffnungszeiten der Bank und auch nur Personen, die über Schlüssel und / oder Passwort verfügen zugänglich. Ein Gewinn also für die Sicherheit der Dokumente, der allerdings zulasten der Zugänglichkeit geht. Zudem benötigt man für das Schließfach eine besondere Vollmacht. Diese geht über die Befugnisse der Bankvollmacht hinaus und wird erfahrungsgemäß häufig vergessen.

Die professionelle Dokumentenverwahrung des Institut GenerationenBeratung ist die perfekte Lösung zur Aufbewahrung ihrer Altersvorsorge-Dokumente. Ihre Dokumente sind geschützt vor unberechtigten Zugriffen, stehen im Fall der Fälle aber Angehörigen oder benannten Vertrauenspersonen aber zur Verfügung. So ist sicher, dass Ihre Wünsche hinsichtlich medizinischer Behandlungen, finanzieller Fragen, Vermögensverteilung im Todesfall oder anderer persönlicher Angelegenheiten durchgesetzt werden können. Sichere Dokumentenverwahrung ist ein ebenso bedeutsamer Bestandteil der Altersvorsorge wie das Erstellen der Dokumente selbst.

Professionelle Aufbewahrung – Darum lohnt sie sich!

Vorsorgedokumente werden im täglichen Leben oft nicht benötigt – aber wenn doch, zu manchmal ungünstigen Zeitpunkten.
Den Familienurlaub möchte jeder unbeschwert und stressfrei verbringen. An einen medizinischen Notfall denkt da meist niemand. Wenn aber doch etwas passiert, ist es gut, alle wichtigen Dokumente schnell und unkompliziert zur Hand zu haben. Über den Notfallservice erhalten Sie sofort Ihr Dokument und können Entscheidungen über medizinische Maßnahmen für Ihre Angehörigen treffen.

Es hat seinen guten Grund, dass Vollmachten auch wieder entzogen werden können. Ein Vollmachtgeber überträgt dem Bevollmächtigen umfassende Rechte, für ihn zu handeln, was großes Vertrauen voraussetzt. Doch persönliche Beziehungen ändern sich mitunter. Damit die Vollmacht wirklich unwirksam wird, müsste dann normalerweise ein Anwalt beauftragt werden, die entsprechende Person aufzufordern, das Original schnellstmöglich zurückzugeben. Außerdem sollten Banken, depotführende Stellen und Versicherungen darüber informiert werden, dass die Vollmacht trotz sich eventuell noch in Umlauf befindlicher Urkunde erloschen ist. Über den Notfallservice des IGB mit entsprechender Verwahrung ist das Löschen einer Vollmacht hingegen mit einer Mail erledigt. Ein Missbrauch kann so nicht geschehen.

Rechtsanwalt Stefan Skulesch

Die Herausforderung der Dokumentenverwahrung liegt in der gelungenen Vereinigung von Sicherheit, Zugänglichkeit und Aktualität. Während es auf der einen Seite essenziell ist, Ihre Unterlagen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, muss stets bedacht werden, dass die Dokumente auch zugänglich und auf aktuellem Stand sein müssen. Es ist dieser Dreiklang, der letztendlich sicherstellt, dass Ihre Dokumente die beabsichtigte Wirkung entfalten und Ihr Wille durchgesetzt werden kann.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Dokumentenverwahrung

Wie kann ich Dokumente sicher aufbewahren?

Eine Möglichkeit, erhöhte Sicherheit für sensible Unterlagen (und die darin enthaltenen Daten) zu schützen, besteht darin, einen Dokumententresor zu verwenden. Besonders wichtige Dokumente können Sie auch kopieren und die Kopien und das Original an separaten Orten aufbewahren. Um beispielsweise Wasserschäden oder Fettflecken zu vermeiden, benutzen Sie wasserfeste Hüllen. Entsorgen Sie Dokumente, die Sie nicht mehr benötigen, beispielsweise weil Sie eine aktualisierte Version aufgesetzt haben und die alte ungültig sein soll, indem Sie sie datenschutzkonform vernichten.

Dokumente können auch digital aufbewahrt werden. In diesem Fall sparen Sie zwar Platz und sind vor klassischem Diebstahl sicher, jedoch müssen Sie besondere Sorgfalt in Angelegenheiten Ihrer digitalen Sicherheit walten lassen. Auch bei Beachtung aller Sicherheitsgebote besteht allerdings niemals vollständiger Schutz.

Was muss ich bei der Verwahrung wichtiger Dokumente beachten?

Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen kann es passieren, dass Dokumente abhandenkommen, gestohlen oder schlimmstenfalls manipuliert werden. Klassischer Diebstahl durch Entwenden kann durch digitale Dokumentenverwahrung zwar verhindert werden, diese muss allerdings sorgfältig durchgeführt werden, um bestehende Risiken zu minimieren.

Verwenden Sie starke Passwörter und wenn möglich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung auf Ihren Geräten. Verschlüsseln Sie vertraulich Dokumente, insbesondere solche, die persönliche Informationen enthalten. Installieren Sie Antiviren- und Antimalware-Software, und achten Sie darauf, die Programme auf dem neuesten Stand zu halten. Stellen Sie sicher, dass vertrauenswürdige Personen, wie Familienmitglieder oder Notfallkontakte, auf Ihre digitalen Dokumente zugreifen können, falls Sie selbst nicht dazu in der Lage sind.

Vorsorgedokumente sind jedoch immer im Original vorzulegen, sodass eine Digitalisierung maximal eine „Vorab-Information“ sein kann.

Warum sollte ich Dokumente professionell verwahren lassen?

Selbst, wenn Sie gewissenhaft mit Ihrem Dokumenten umgehen, und Vorkehrungen treffen, um deren Sicherheit zu gewährleisten, besteht kein absoluter Schutz – insbesondere ist es schwer, das richtige Maß zwischen sicherer Aufbewahrung und Zugänglichkeit zu jeder Zeit zu treffen. Ein Dokumententresor schützt zwar vor einfachem Diebstahl und Naturgewalten wie Überflutungen, kann allerdings auch dazu führen, dass Ihre wichtigen Dokumente nicht für Familie und Angehörige zugänglich sind, wenn Sie beispielsweise gerade nicht ansprechbar sind. Das würde bedeuten, dass ihre wichtigen Dokumente gerade dann, wenn Zugriff darauf nötig ist, außer Reichweite wären.

Professionelle Verwahrung bietet sich vor allem bei Dokumenten an, die Sie nicht immer wieder zur Hand haben müssen, sondern mitunter für lange Zeit verwahren, bis sie überhaupt zum Einsatz kommen. Das Risiko von Diebstahl oder unbefugtem Zugriff auf Ihre Daten ist so minimiert. Zugleich ist aber auch sichergestellt, dass Ihre Dokumente für die vorgesehenen Personen zugänglich sind, wenn nötig.

Ihre Dokumente professionell verwahren zu lassen kann somit einen elementaren Bestandteil Ihrer Alters- beziehungsweise Notfallvorsorge darstellen.

Sie haben weitere Fragen? Zögern Sie nicht, Ihren Berater zu kontaktieren oder bei uns einen Termin zur persönlichen Beratung zu vereinbaren.

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